บทที่ 6
บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์การ
การบริหารงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้น ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยการบริหารที่เป็นระบบและเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหารจะต้องใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ดังนั้น ข้อมูลและสารสนเทศ นับเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ เน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ 1.) ปัจจัยหลักด้านการผลิต 2.) กระบวนการผลิต 3.) ผลผลิต
ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ คือ 1) ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ 2) มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน 3) ลดขั้นตอนการดำเนินงาน 4) เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ 5) กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์
เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า
องค์การเสมือนจริง เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ ลักษณะขององค์การเสมือนจริงประกอบด้วย 1) มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน 2) ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม 3) มีความเป็นเลิศ 4) มีความไว้วางใจ 5) มีโอกาสทางตลาด
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ โดยทั่วไปจำแนกออกเป็น 1) ผู้ปฏิบัติงาน 2) ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ 3) ผู้บริหารระดับกลาง 4) ผู้บริหารระดับสูง
ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล
2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ
3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ
โดยทั่วไประบบสารสนเทศที่อิงคอมพิวเตอร์ แบ่งออกเป็น 6 ประเภท
1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท 1) การประมวลผลแบบกลุ่ม 2) การประมวลผลแบบทันที
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems : MIS) จัดทำรายงานในรูปแบบที่แตกต่างกัน สามารถจำแนกได้เป็น 4 ประเภท คือ 1) รายงานที่จัดทำตามระยะเวลาที่กำหนด 2) รายงานสรุป 3) รายงานที่จัดทำตามเงื่อนไขเฉพาะ 4) รายงานที่จัดทำตามต้องการ
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง
4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง
5. ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence : AI) และระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems : ES) เป็นความพยายามที่จะพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ ให้สามารถปฏิบัติงานเหมือนกับมนุษย์หรือเลียนแบบการทำงานของมนุษย์ AI มีหลายสาขา เช่น การประมวลผลภาษาธรรมชาติ ศาสตร์ด้านหุ่นยนต์ ระบบการมองเห็น ระบบการเรียนรู้ เครือข่ายเส้นประสาท และระบบผู้เชี่ยวชาญ
6. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information Systems : OIS) หรือ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ซึ่ง OIS สามารถนำมาช่วยงานในหลายๆ กิจกรรม เช่น การจัดทำเอกสาร รายงาน จดหมายธุรกิจ การส่งข้อความ การบันทึกตารางนัดหมาย และการค้นหาข้อมูลจากเว็บเพจ
กรณีศึกษาบทที่ 6
ระบบประมวลผลภาพใบสั่งซื้อของกรมการขนส่งในกรุงนิวยอร์ก
1. ระบบประมวลผลภาพมีผลต่อการกระบวนการออกใบสั่งเรียกค่าปรับในการฝ่าฝืนกฎจราจรของกรมการขนส่งอย่างไร
ตอบ = ทำให้เกิดความรวดเร็วมากขึ้น และข้อมูลมีความเที่ยงตรงแม่นยำสูงมากกว่าเดิมที่มีการแยกเอกสารด้วยมือออกเป็นปึกๆ และง่ายต่อการเก็บรักษาสามารถนำกลับมาใช้ได้อีกโดยแปลงรูปภาพไปเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์
2. ระบบประมวลผลภาพเป็นระบบสารสนเทศประเภทใด มีลักษณะอย่างไร
ตอบ = ระบบ TPS หรือ ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems) เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ
คำถามท้ายบทที่6
ข้อ1.ระบบสารสนเทศมีผลกระทบต่อกระบวนการทำงานและโครงสร้างขององค์การอย่างไร
- ลดระดับขั้นขององค์การจัดการ
- มีความคล่องตัวในการทำงาน
- ลดขั้นตอนการดำเนินงาน
- ลดเปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ
- กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
ข้อ2.องค์กรเสมือนจริงมีลักษณะอย่างไร และมีข้อดีอย่างไรเมื่อเปรียบเทียบกับองค์กรโดยทั่วไป
เป็นรูปแบบองค์การแบบใหม่ เป็นเครือข่ายที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทัศนะและลดต้นทุนสร้างและกระจายสินค้าและกระจายสินค้าบริการโดยไม่มีข้อจำกัด
ข้อดีเมื่อเปรียบเทียบกับองค์การทั่วไป
ไม่มีขอบเขตที่เจน การเชื่อมโยงที่อิสระ และรวมตัวกันขององค์การอิสระและสลายตัวเมื่อจบโครงการ
ข้อ3.ระบบสารสนเทศสามารถถูกจัดเป็นประเภทใดบ้าง อธิบายและยกตัวอย่างระบบสารสนเทศในแต่ละประเภท
- ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทธุรกิจ โดยทั่วไปจะเป็นระบบขนาดใหญ่โดยประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบ เช่น ระบบสารสนเทศงานการบริหารโรงแรมจะประกอบด้วย ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบการจัดการห้องพัก และการบริหารงานส่วนบุคคล
- ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน แต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆเป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อยๆคือ ระบบการจัดการพนักงานข้อมูล ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ เป็นต้น
- ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน คือ ผู้บริหารในองค์การที่แตกต่างกัน(ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง) มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกันดังนั้นจึงมีการออกแบบให้มีความสอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้
ข้อ4.ระบบสารสนเทศสำนักงาน (ois) แตกต่างจากระบบสารสนเทศการประมวลผลธุรกรรม (tps)
อย่างไร
ระบบสารสนเทศสำนักงาน(ois) เป็นระบบที่นำเทคโนโลยีมาประยุกต์เพื่อช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารเช่น การจัดทำเอกสาร จดหมาย การส่งข้อความ
เป็นระบบที่จัดเอกสารไว้ในแฟ้มข้อมูลและประมวลผลที่เกิดจากการธุรกรรมและปฏิบัติงานประจำ
ข้อ5.อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างระบบ tps,ois,mis,dss และ eis
ระบบประมวลผลธุรกรรม(tps)จะส่งข้อมูลไปยังระบบสนันสนุนการตัดสินใจ(dss)แลระบบสารสนเทศสำนักงาน(ois)และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(mis) ระบบสารสนเทศสำนักงานจะส่งข้อมูลไปยังระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(dss)แลยังส่งไปมมากับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(mis)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจสองอย่างนี้เท่านั้นที่ทำหน้าที่ส่งข้อมูลไปยังระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร(ess)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น